Uma empresa que envia orçamentos de um endereço genérico, como um Gmail ou Hotmail pessoal, passa uma mensagem sem querer: pode ser só uma pessoa, pode ser temporário. O e-mail com domínio próprio, como contato@suaempresa.com.br, resolve isso e traz vantagens que vão além da aparência.
Por que usar e-mail com o domínio da empresa
- Credibilidade: o cliente reconhece a empresa no endereço e confia mais na mensagem.
- Controle: as contas pertencem à empresa. Quando um funcionário sai, a caixa dele continua sob controle da empresa, com histórico de conversas com clientes.
- Padronização: todos usam o mesmo formato (
nome@suaempresa.com.br), além de endereços por função, comofinanceiro@ecomercial@. - Entrega: com a configuração correta, as mensagens chegam mais à caixa de entrada e menos ao spam.
- Proteção contra golpes: registros de autenticação dificultam que alguém envie e-mails se passando pela sua empresa.
Onde o e-mail fica hospedado
O e-mail usa o mesmo domínio do site, mas não precisa ficar no mesmo lugar. As opções mais comuns:
| Opção | Como funciona | Quando faz sentido |
|---|---|---|
| E-mail incluído na hospedagem do site | O servidor do site também guarda as caixas de e-mail | Poucas contas e uso simples |
| Serviços de produtividade (como Google Workspace ou Microsoft 365) | Caixa de e-mail com agenda, documentos e armazenamento | Equipes que trabalham em conjunto e usam muito o e-mail |
| Provedores especializados em e-mail | Foco em caixas de e-mail, com recursos de segurança | Empresas que querem separar e-mail do site |
Separar o e-mail do site tem uma vantagem prática: se o site cair ou mudar de hospedagem, o e-mail continua funcionando.
Os registros de DNS do e-mail, em linguagem simples
Para o e-mail funcionar e ser confiável, alguns registros precisam estar configurados no DNS do domínio. Se o termo DNS é novidade, veja antes domínio, hospedagem e DNS.
MX: para onde vão as mensagens
O registro MX (Mail Exchanger) diz ao mundo qual servidor recebe os e-mails do seu domínio. Sem ele, ou com ele errado, você não recebe mensagens.
É o registro que mais “some” em trocas de hospedagem mal feitas: alguém altera o DNS do site e apaga, sem perceber, a configuração do e-mail.
SPF: quem pode enviar em seu nome
O SPF (Sender Policy Framework) é uma lista publicada no DNS com os servidores autorizados a enviar e-mails usando o seu domínio. Quando uma mensagem chega, o servidor de quem recebe confere: “esse remetente está na lista?”.
Cuidado comum: além do serviço de e-mail, outros sistemas enviam mensagens em nome da empresa, como o formulário do site, a ferramenta de e-mail marketing ou o sistema de notas fiscais. Todos precisam estar previstos.
DKIM: a assinatura digital
O DKIM (DomainKeys Identified Mail) funciona como uma assinatura digital em cada e-mail enviado. O servidor de envio assina a mensagem e o DNS guarda a chave pública para conferência. Se a mensagem for alterada no caminho ou não vier de quem diz vir, a assinatura não confere.
DMARC: a regra do que fazer
O DMARC junta SPF e DKIM e define o que fazer quando uma mensagem falha nas verificações: apenas monitorar, mandar para o spam ou rejeitar. Ele também permite receber relatórios sobre quem está enviando e-mails com o seu domínio.
O caminho recomendado é começar em modo de monitoramento, analisar os relatórios e só depois endurecer a regra, para não bloquear e-mails legítimos por engano.
Resumo
| Registro | Pergunta que responde |
|---|---|
| MX | Para onde vão os e-mails recebidos? |
| SPF | Quem está autorizado a enviar em nome deste domínio? |
| DKIM | Esta mensagem foi realmente assinada pelo domínio e não foi alterada? |
| DMARC | O que fazer se a mensagem falhar nas verificações? |
Os grandes provedores de e-mail dão cada vez mais peso a essas configurações. Sem elas, mensagens legítimas da empresa correm mais risco de cair no spam ou nem chegar.
Como configurar, passo a passo
- Escolha o serviço de e-mail conforme o tamanho da equipe e o uso.
- Crie as contas necessárias: pessoais e por função.
- Configure o MX no DNS, conforme as instruções do serviço escolhido.
- Publique o SPF, incluindo todos os sistemas que enviam em nome da empresa.
- Ative o DKIM no painel do serviço e publique a chave no DNS.
- Publique o DMARC, começando em modo de monitoramento.
- Teste: envie e receba mensagens de contas externas e confira se não caem no spam.
- Migre as mensagens antigas, se houver, antes de desativar o serviço anterior.
E o formulário do site?
Um problema frequente: o formulário de contato envia as mensagens, mas elas nunca chegam, ou chegam no spam. Normalmente é porque o site envia e-mails por um servidor que não está autorizado no SPF, ou sem DKIM. A solução é enviar os e-mails do formulário por um serviço autenticado. Vale também registrar os contatos em outro lugar além do e-mail, como uma planilha ou CRM. Falamos disso em automação de leads do site.
Boas práticas de segurança
- Autenticação em dois fatores em todas as contas.
- Senhas fortes e diferentes para cada pessoa.
- Desative ou redirecione a conta de quem sai da empresa, sem simplesmente apagar.
- Desconfie de e-mails pedindo troca de senha ou pagamento urgente, mesmo que pareçam internos.
Próximo passo
Na hospedagem gerenciada, configuramos domínio, DNS e os registros de e-mail (MX, SPF, DKIM e DMARC) junto com o site. Se os seus e-mails estão caindo no spam ou você quer migrar para um endereço profissional, fale com a gente.